Aumento expressivo no volume de pedidos de reembolso com violações às políticas das empresas. Veja o que pode e o que não pode na hora de prestar conta de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil mensais, no período inicial do ano. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram tendo prejuízos: observou-se um acréscimo de 78% na quantidade de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Por conseguinte, é fundamental que as empresas estejam atentas às políticas de ressarcimento estabelecidas, a fim de evitar transtornos e garantir a transparência nos processos. Além disso, é importante conscientizar os colaboradores sobre a importância de seguir corretamente as normas de reembolso, visando manter a integridade e a eficiência nos procedimentos financeiros.
Problemas com Reembolso e Ressarcimento de Despesas
Em termos monetários, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por funcionário. Caso as falhas persistam mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir a cifra de R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, sistema de controle da jornada de trabalho, confrontando dados do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por colaboradores de empresas de diversos tamanhos. As violações mais comuns são: despesas atrasadas em relação ao prazo para prestação de contas estipulado pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estabelecido pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Impactos do Atraso no Reembolso e Ressarcimento
Frequentemente, o profissional guarda as notas fiscais e acaba se esquecendo delas. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser negado. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro, resultando em custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, alerta Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash.
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Política de Reembolso e Ressarcimento de Despesas
Os problemas na prestação de contas podem ter consequências diretas e negativas. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o funcionário pode ter que arcar com os gastos do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, destaca que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar formalmente as regras, como por meio de seu site. As políticas devem incluir as consequências pelo descumprimento das regras, que vão desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso.
Limites e Ressarcimento de Despesas
Quanto aos valores que podem ser gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser estabelecidos por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos realizados no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontar o montante em sua folha de pagamento. No entanto, existem situações mais graves envolvendo gastos considerados fraudes, como despesas falsas: submeter recibos ou faturas de despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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